Contabilidade e finanças para escolas e cursos: quais são os cuidados necessários?

Se você é dono de uma escola de idiomas ou uma instituição de ensino no Rio de Janeiro, esse conteúdo foi feito especialmente para você. Você sabe quais são os cuidados necessários na contabilidade e finanças para escolas e cursos? Como as escolas e cursos podem se beneficiar de uma assessoria contábil e financeira efetivamente voltada para ajudar o empreendedor? Leia esse conteúdo até o final e saiba exatamente o que a contabilidade e o controle financeiro podem fazer de bom pelo seu negócio.

Como abrir uma escola ou um curso no Rio de Janeiro?

Não há como manter um curso ou uma escola sem legalizar o negócio, disso não há a menor sombra de dúvida. É preciso formalizar a empresa, antes de oferecer serviços educacionais para os alunos. Afinal, além de atender à legislação específica da área de educação, será cumprir com os meios contábeis e fiscais legais, como por exemplo emitir nota fiscal para os alunos.

Todas as empresas são obrigadas por lei a manter uma escrituração contábil regular conforme as normas fiscais e previstas pelo código civil. Apenas microempresas individuais (MEI) não precisam seguir tal determinação, mas definitivamente este não é o caso de cursos e escolas, que não podem se constituir como tal. Entretanto, é indispensável buscar uma assessoria contábil e financeira não somente pela obrigatoriedade, mas pelos benefícios que tal assessoria pode trazer para seu negócio desde do início do planejamento do empreendimento. Falaremos mais sobre isso

É muito importante que assessoria contábil seja contratada para a legalização da empresa. É importante ressaltar que, neste caso, essa contratação não é obrigatória por lei, mas é fundamental porque além de cumprir com toda a burocracia de forma rápida e correta, a assessoria de contabilidade será absolutamente relevante para definir uma série de questões relevantes, entre as quais a definição da natureza jurídica e do regime tributário, a elaboração de contrato social e a definição de pró-labore dos sócios, além de auxiliar o empreendedor na análise da viabilidade do seu negócio. Enfim, são muitas ferramentas que uma assessoria contábil e empresarial pode ajudar o empreendedor a não cometer equívocos.

Como a contabilidade pode efetivamente ajudar um curso ou uma escola?

A contabilidade para cursos escolas idiomas, cursos de inglês e a contabilidade para escolas no Rio de Janeiro são, como já citamos, obrigatórias por lei, mas é muito importante deixar claro que isso é apenas um detalhe: sem contabilidade, é impossível gerir um negócio, ainda mais uma atividade tão específica como a educação.

Mas como a contabilidade especializada em  para escolas e cursos pode efetivamente ajudar na condução do negócio? Para compreender e se beneficiar disso, é preciso, primeiro, esquecer da ideia de que a contabilidade é apenas o controle matemático dos números e a execução de tarefas meramente burocráticas, como emissão de guias de impostos e contracheques para pagamento dos colaboradores. Isso é uma visão absolutamente ultrapassada, de décadas atrás!

A contabilidade moderna, mais especificamente a contabilidade empreendedora, que adotamos aqui naPrèzzo Contabilidade, atua sobre absolutamente todo o negócio, apoiando a gestão. Claro que há todo o trabalho burocrático e de controle contábil, tradicional e – é bom deixar claro – fundamental, mas o trabalho mais importante a ser realizado é utilizar os números a favor do negócio. Nenhuma decisão gerencial deve ser tomada sem o apoio da contabilidade.

A contabilidade para cursos e a contabilidade para escolas no Rio de Janeiro atuam de forma consultiva, apoiando a gestão da empresa como um todo. Enquanto a direção da escola ou do curso se preocupa com questões pedagógicas e com o melhor aproveitamento de seus alunos, a contabilidade estará ali, presente, atuante, com uma lupa na mão, cuidando do fluxo de caixa, do capital de giro, das finanças, dos tributos e até mesmo identificando e eliminando desperdícios. E isso, não tenha dúvidas, vai refletir positivamente no resultado alcançado.

Fluxo de caixa e capital de giro: muita atenção para isso!

Cuidar do fluxo de caixa e do capital de giro é uma tarefa fundamental da contabilidade para escolas e cursos. Você sabe bem a diferença entre um e outro conceito?

O fluxo de caixa engloba absolutamente tudo o que entra e sai do caixa da empresa. É ali que serão registrados, por exemplo, os pagamentos das mensalidades feitos pelos alunos, bem como o pagamento de despesas, como salário de funcionários, impostos e compra de material, entre outros. Até a despesa com a compra de pó de café para o cafezinho da tarde entra no fluxo de caixa. Todo esse montante de dinheiro, que entra e que sai, será contabilizado para se saber o lucro líquido do negócio, ou seja, o que entrou subtraído pelo que saiu.

Já o capital de giro é o tanto de dinheiro que um negócio precisa ter para se manter por um determinado período. Essa soma permite que a empresa abra suas portas todos os dias, ainda que não haja faturamento. O capital de giro é fundamental, principalmente quando a empresa abre suas portas e ainda está fazendo sua clientela. Enquanto o lucro não vem, o capital de giro garante o funcionamento do empreendimento. Em momentos de aperto, é o capital de giro que irá socorrer o negócio, mantendo-o em pleno funcionamento.

Estes dois conceitos se complementam, e por conta de sua fundamental importância precisam ser controlados de forma efetiva na contabilidade para cursos e escolas.

Está na hora de fazer um planejamento tributário efetivo

Como dono de um curso ou de uma escola, talvez saiba o quanto paga de imposto todos os meses. E não é pouca coisa, não! Mas será que é exatamente esse o montante que  empresa deve pagar para cumprir com a legislação tributária? Será que seria possível pagar menos?

Pois bem, a boa notícia é que uma contabilidade especializada em cursos e escolas no Rio de Janeiro pode realizar um detalhado planejamento tributário e, se a lei permitir, claro, conseguem até diminuir a carga tributária de seu negócio. Não há, aí, mágica alguma, apenas conhecimento do setor e da legislação específica. E, claro, muito trabalho.

Portanto, está mais do que na hora de promover um planejamento tributário, que encontre o melhor caminho para que o seu curso ou escola paguem menos tributos, obviamente respeitando todos os preceitos da lei. Cobre isso de seu escritório de contabilidade, porque o resultado pode ser recompensador. Pagar menos impostos tem reflexo direto no lucro líquido do negócio e consequentemente no seu bolso.

Planejamento financeiro: o que é e para que serve?

Você sabia que no Brasil seis em cada dez negócios fecham as portas antes mesmo de completarem quatro anos de atividades? A falta de planejamento financeiro é um dos principais motivos que explicam essa triste estatística do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Será que você está efetivamente fazendo um planejamento financeiro no seu curso ou escola? Uma completa e verdadeira gestão financeira inclui o planejamento, a análise e o total controle de absolutamente tudo o que entra e sai do caixa da empresa.

Veja bem, não basta saber que a escola recebeu, naquele mês, uma determinada quantia por conta das mensalidades dos alunos, e gastou outro tanto, comprando material, pagando funcionários e impostos. É preciso analisar esses números, classificá-los, organizá-los e, sobretudo, entendê-los.

É por meio de um planejamento financeiro detalhado e sistemático que será possível entender como está verdadeiramente a saúde financeira do negócio. E é a partir deste planejamento que será possível tomar decisões mais assertivas. Perguntas como quando e onde aplicar recursos, como está o fluxo de caixa, se é hora de investir no negócio e como está o capital de giro, entre outras, serão corretamente respondidas quando há um planejamento e controle financeiros. É seu contador que tem essas respostas, e tudo baseado em estudos e números reais.

Como escolher um escritório de contabilidade para cursos e escolas no Rio de janeiro?

Não tenha dúvida alguma que uma assessoria contábil especializada poderá oferecer muito mais resultados na prestação de serviços de contabilidade para cursos e escolas no Rio de Janeiro. Portanto, a primeira dica é contratar um escritório contábil que tenha essa expertise e atue há muitos anos no setor.

Não adianta a assessoria contábil dizer que entende do assunto, é preciso mostrar isso. Portanto, uma boa iniciativa é pedir indicação para empresários do ramo da educação. Mas conte com pelo menos três opções, para que possa escolher o melhor para você.

Marque uma conversa com à assessoria. Aqui na Prézzo fazemos isso de forma muito rápida por meios digitais. Converse com o contador e pergunte como será a prestação de serviços. Diga que você precisa de um contador atuante e que pratique uma contabilidade empreendedora. É muito importante ficar claro que a comunicação entre vocês deverá ser fluida e constante. Se você não tiver livre acesso ao profissional, esqueça, não serve para o seu negócio.

Muitas empresas estão oferecendo serviços contábeis por meio de plataformas digitais específicas, o que chamam de contabilidade digital. Em geral, cobram mais barato e tudo é feito por meio da plataforma. Essa é uma prestação de serviços excelente para aqueles que não enxergam a contabilidade como um diferencial de gestão. Afinal, a troca com o contador é fundamental, e a comunicação dessas empresas em geral é feita por WhatsApp. Aposte em um modelo híbrido, que oferece todas as vantagens do meio digital e um atendimento humano, personalizado e presente.

Por fim, é importantíssimo pontuar que sua relação com a assessoria contratada deve ser transparente e de confiança. Não abra mão disso, jamais! Um escritório contábil presente e que apoie toda a sua gestão traz resultados. Você vai perceber isso nitidamente, acredite!

7 dicas certeiras para escolas e cursos controlarem suas despesas

1- Faça um planejamento detalhado dos custos. Isso é fundamental para saber exatamente o quanto o seu curso ou escola está gastando, e como. A partir deste planejamento, será possível identificar desperdícios, que é o primeiro passo para eliminá-los

2 - Elabore uma lista de prioridades. Como todo negócio, alguns custos são mais urgentes que outros, e esses efetivamente não podem deixar de ser cobertos. O pagamento do salário dos professores jamais pode deixar de ser feito porque o dinheiro disponível foi gasto com uma reforma, por exemplo. Lembre sempre que são eles que geram o resultado do seu negócio de educação.

3- Acompanhe rigorosamente todo o movimento de entrada e saída do caixa. A inadimplência é um dos maiores gargalos da atividade, e perder o controle do que entra e o que sai pode trazer consequências nefastas para o negócio.

4 - Trabalhe com orçamentos previamente elaborados. Claro que imprevistos acontecem, mas um planejamento bem feito sempre traz benefícios.

5 - Tenha uma reserva de recursos. Gastos repentinos e altos índices de inadimplência poderão ser cobertos por essa reserva, evitando, assim, a necessidade de um pedido de empréstimo ou pagamento de contas em atraso, que gera multas e juros.

6 - Esteja atento para o desperdício e elimine-o. Esse deve ser uma cruzada sem fim. É possível cortar custos em várias áreas, sem perder a qualidade do serviço prestado.

7 - Utilize softwares especializados para apoiar a gestão do seu negócio, automatizando parte das tarefas cotidianas. Isso traz mais produtividade e assertividade.

Conclusão

As escolas e os cursos têm, diante de si, desafios cotidianos. Nós, da Prèzzo Contabilidade, sabemos muito bem o quão é difícil gerir uma escola ou curso no Rio de Janeiro, mantendo o negócio saudável e rentável. Conhecemos a área escolar muito de perto, pois somos especialistas em contabilidade para cursos e contabilidade e finanças para escolas.

E é justamente baseado em nossa expertise de anos na área escolar que podemos afirmar, com toda a segurança, que uma assessoria contábil e financeira muito bem feita efetivamente ajuda na gestão de um curso ou uma escola. Ao oferecer transparência e total controle sobre tudo o que entra e o que sai do caixa, tranquilizamos o empreendedor e oferecemos meios para que as tomadas de decisões sejam muito mais assertivas.

O controle absoluto da contabilidade e das finanças de cursos e escolas traz resultados efetivos, e estamos à sua disposição para conversarmos sobre isso. A verdade é que não basta uma gestão eficiente, é preciso atingir os resultados, não é verdade? Prestamos um serviço diferenciado para cursos e escolas no Rio de Janeiro e os resultados colhidos ao longo de todos esses anos nos mostram o quanto uma contabilidade e um planejamento e controle financeiros podem fazer pelo seu negócio.