Como emitir o CNPJ: passo a passo para regularizar sua empresa

Regularizar um negócio no Brasil é sinônimo de segurança, portas abertas para oportunidades e crescimento. No centro desse processo está o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, mais conhecido como CNPJ. Muitas vezes imaginado como um simples número, ele é, na prática, o passaporte de qualquer empresa para o universo formal da economia brasileira. Neste guia elaborado pela equipe da Prèzzo Contabilidade, trazemos um olhar detalhado, simples e prático para quem quer saber todo o caminho para conseguir formalizar a sua empresa na Receita Federal e manter a documentação em dia.

O que é CNPJ e qual sua real função?

Diferente do CPF, que identifica cada pessoa física, o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é a identidade de toda empresa, associação, fundação, igrejas e até condomínios. Sem esse registro, negócios ficam à margem da legalidade, impedidos de emitir notas fiscais, abrir contas bancárias corporativas, acessar financiamentos, participar de licitações públicas e comprar diretamente de fornecedores.

O CNPJ é a chave para a legalidade e traz segurança tanto para donos de negócio quanto para consumidores, parceiros, fornecedores e órgãos públicos.

Além de identificar, o cadastro informa para o governo e a sociedade:

• Nome oficial da empresa e nome fantasia
• Endereço do estabelecimento
• Data de abertura
• Ramo de atividades – detalhado por códigos CNAE
• Situação cadastral (ativa, inativa, baixada, suspensa, etc.)
• Natureza jurídica e dados dos sócios
• Opção e data de enquadramento tributário, como Simples Nacional ou Lucro Presumido

Sem ele, negócios funcionam de forma precária, sujeitos a multas e ao fechamento compulsório.

CNPJ é liberdade, abertura de mercado e longevidade.

Por que emitir o CNPJ: muito além da formalização

Nós já acompanhamos de perto a rotina de muitos empreendedores que tinham receio do processo burocrático e acabavam adiando a regularização. Com certeza, essa decisão pode ser compreendida pelo medo do desconhecido, mas os dados dos retratos do empreendedorismo no Brasil nos mostram o custo dessa informalidade. Segundo pesquisa, apenas 34,4% dos donos de negócio tinham CNPJ e a maioria sequer contribui com a Previdência. Isso deixa milhões de empreendedores vulneráveis, sem acesso à seguridade social e linhas de crédito.

Ter um CNPJ é o que diferencia o autônomo informal do verdadeiro empresário, pronto para crescer, contratar, vender e até exportar.

• Poder emitir notas fiscais para clientes empresariais ou órgãos públicos
• Assinar contratos vale muito mais que boca a boca
• Abrir conta PJ, acessar cartões, crédito e benefícios bancários
• Participar de licitações e compras públicas
• Comprar direto de indústrias, com descontos a empresas
• Contratar funcionários com carteira registrada
• Receber benefícios por programas do governo (desoneração, isenções, crédito para empresas, treinamentos, etc.)
• Jornada para acessar novos mercados – do marketplace ao comércio exterior

Como funciona a Receita Federal e a base do CNPJ

Desde 1998 a Receita Federal centralizou a emissão do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica em todo o país. Cada inscrição recebe um número único, similar ao CPF, que é composto por 14 dígitos (exemplo: 12.345.678/0001-01). O órgão mantém uma base avançada, onde estão informações dos mais de 21 milhões de CNPJs ativos no Brasil, abrangendo desde Microempreendedores Individuais (MEI) a grandes corporações multinacionais.

A Receita também controla alterações cadastrais, situações de regularidade, histórico de baixa e inscrita em dívida ativa. A consulta é pública, aberta a qualquer pessoa no site da Receita.

• Atualizações de sócios, endereço ou atividade econômica acontecem por meio do próprio sistema da Receita Federal, com cruzamento de dados dos órgãos de registro como Juntas Comerciais e Cartórios.

CNPJ ativo é sinal verde para operar, crescer e contratar.

Etapas iniciais antes de solicitar o CNPJ

Antes de ir direto para o site da Receita Federal, é essencial cuidado com algumas definições básicas que farão toda diferença no cotidiano e nos custos da empresa. Nós sempre orientamos e preparamos nossos clientes em três pontos centrais:

Escolha da natureza jurídica

• Microempreendedor Individual (MEI): modalidade simplificada, que permite faturamento anual até R$81 mil, regras para atividades permitidas e restrição de até 1 funcionário.
• Empresário Individual, Sociedade Limitada Unipessoal (SLU), Sociedade Limitada (LTDA), Sociedade Anônima (SA), cooperativas, entre outros tipos. Cada um traz impactos tributários, societários e até em relação à sucessão do negócio.

Ter dúvidas na etapa de definição da natureza jurídica é mais comum do que se imagina. Já orientamos muitos empresários a mudarem seu enquadramento antes mesmo de formalizar, pois um erro nesse momento pode exigir retrabalho e custos extras.

Localização do estabelecimento e licenças

• A consulta prévia de endereço é indispensável. Muitos municípios restringem a atividade (exemplo: não aceitam indústria em área residencial). Mesmo negócios digitais precisam endereço, ainda que seja um coworking ou escritório virtual.
• Cada cidade pode exigir licenças específicas: sanitária, ambiental, de funcionamento, Corpo de Bombeiros, etc.

Definição do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas)

• O código CNAE informa à Receita Federal qual(is) atividade(s) a empresa vai exercer. Exemplo: restaurante (5611-2/01), comércio varejista de vestuário (4781-4/00), consultoria financeira, etc.
• Uma empresa pode ter CNAE principal e outros secundários, mas a escolha errada pode impedir o enquadramento no Simples, aumentar tributos ou restringir atuação.

Uma análise criteriosa do CNAE evita dores de cabeça com fiscalização, tributação indevida ou restrições de atuação.

São questões que, quando resolvidas na largada, aumentam as chances de longevidade do negócio – algo tão necessário e desejado.

Documentos necessários para conseguir o CNPJ

A documentação varia conforme tipo jurídico, mas há um padrão básico seguido por todo o Brasil. O avanço dos órgãos digitais, inclusive nas Juntas Comerciais, simplificou o processo em quase todos os estados.

Seguindo nossa experiência no atendimento diário, o checklist mais tradicional inclui:

• Documentos pessoais dos sócios (CPF, RG, comprovante de residência atual).
• Documentos dos sócios estrangeiros, se houver (com tradução juramentada e visto regular).
• Contrato social ou requerimento de empresário, válido e assinado digitalmente. Para MEI, basta informações do empresário/proprietário.
• Consulta do endereço e, em alguns municípios, autorização prévia.
• Dados do CNAE principal e secundários.
• Informações de contato (telefone, e-mail, etc.)
• Ficha cadastral da Junta Comercial ou Cartório (para associações ou sociedades simples).

Organizar os documentos é o primeiro passo para agilizar a inserção dos dados no sistema nacional da Receita Federal.

É uma etapa que demora menos do que se imagina, quando preparada com orientação profissional.

Passo a passo para solicitar o cadastro do CNPJ

Com toda preparação feita, a solicitação pode ser feita diretamente no site da Receita Federal, por meio do Coletor Nacional. Abaixo, organizamos em detalhes o processo que aplicamos todos os dias junto aos nossos clientes:

1. Acesso ao Coletor Nacional Entre em Coletor Nacional no site da Receita Federal e selecione a opção de inscrição.
2. Preenchimento dos dados cadastrais Insira informações sobre a empresa (nome empresarial, fantasia), endereço do estabelecimento, capital social, quadro de sócios, CNAE(s), porte, etc.
3. Geração do Documento Básico de Entrada (DBE) O DBE é um dos documentos mais relevantes: serve como protocolo e requerimento formal. Deve ser impresso e assinado digitalmente (certificado digital) ou, para determinados casos, fisicamente.
4. Anexar documentação Os documentos principais precisam ser anexados à plataforma digital, dependendo do estado. Eventualmente, haverá pedidos para envio presencial ou por correios.
5. Análise pela Receita Federal Confirmando ausência de erros e pendências cadastrais, a Receita efetiva o cadastro e libera o comprovante eletrônico do CNPJ.

O cadastro sai de forma digital, normalmente em até dois dias úteis, mas pode variar conforme o caso.

O que é o Cartão CNPJ e como emitir pelo site

Após o deferimento da inscrição, a Receita Federal libera, pela internet, o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral da Pessoa Jurídica, chamado popularmente de "Cartão do CNPJ". Ele é seu RG empresarial. Traz as informações essenciais do negócio e é exigido por bancos, fornecedores e órgãos públicos em diversas situações.

1. Acesse o site específico da Receita para consulta de CNPJ;
2. Digite o número do CNPJ completo (14 dígitos);
3. Na tela seguinte, clique em "Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral";
4. O Cartão CNPJ gerado pode ser baixado em PDF e possui validade jurídica nos processos em que for solicitado.

O Cartão CNPJ serve como identificação oficial da empresa e deve ser atualizado sempre que houver alteração nos dados registrados.

Qualquer pessoa pode consultar a autenticidade e situação cadastral de empresas por esse canal – é um dado público.

Como verificar a situação cadastral do seu CNPJ?

Muitos empreendedores nos procuram com incertezas sobre a situação de seu registro, que pode ser classificada como Ativa, Inapta, Suspensa ou Baixada. A verificação é simples e rápida:

• Acesse o portal de consulta pública de CNPJ da Receita Federal;
• Informe o número completo de 14 dígitos e complete a verificação de segurança (captcha);
• Na página seguinte, você encontrará informações detalhadas sobre o registro, incluindo endereço, códigos CNAE, situação cadastral e data de abertura.

Variadas situações podem requerer ações como regularização, atualização de dados ou baixa definitiva. Algumas dessas situações podem ocorrer devido à falta de entrega de declarações ou por solicitação do próprio titular.

Manter a regularidade cadastral é fundamental para garantir credibilidade e manter as portas abertas no mercado.

Como manter o CNPJ regular: dicas práticas

O cadastro não basta ser criado, precisa ser mantido e atualizado. Em vários atendimentos da Prèzzo Contabilidade, percebemos casos em que o empreendedor esquece de pequenas atualizações e acaba sofrendo bloqueio do registro, multa ou perde acesso a benefícios.

• Entregar obrigações acessórias: como declarações anuais, pagamentos de tributos e demais registros fiscais.
• Atualizar informações sempre que houver mudança nos sócios, endereço, atividades, ou enquadramento salarial e tributário.
• Evitar deixar sem movimento ou sem comunicar paralisação de atividades. Isso pode ensejar inscrição inapta e bloqueio do CNPJ.
• Consultar periodicamente a situação cadastral pelo site da Receita.
• Solicitar a baixa correta ao encerrar as atividades, evitando restrições futuras ao CPF dos sócios.

O cuidado com a atualização do CNPJ protege contra multas, bloqueios bancários e restrições comerciais.

A importância do enquadramento tributário

Um dos pontos que mais gera dúvidas nos empresários é sobre o regime tributário. O Simples Nacional, por exemplo, oferece benefícios para quem fatura até R$4,8 milhões ao ano e se encaixa na lista de atividades permitidas. Já o Lucro Presumido, Lucro Real, Arbitrado e regimes especiais são adequados conforme porte, margem e segmentação.

Erros na escolha do regime levam a pagamentos elevados de tributos ou até a penalidades graves. Uma simulação financeira é sempre recomendada no momento da abertura e em revisões periódicas do negócio.

• Guia prático para abrir um CNPJ detalha esse ponto e traz caminhos para simular cenários tributários, conforme diferentes tipos de empresa, incluindo dicas para cada regime.

A escolha do enquadramento tributário deve ser feita com cautela e análise do faturamento, CNAE e expectativas de expansão.

Quais cuidados com dívidas e pendências na Receita Federal?

Muitos empresários só percebem problemas quando precisam emitir certidões negativas. Se houver débitos, sua situação passa a ser “Irregular”, o que pode afetar tudo: acesso a crédito, participação em licitações ou até venda de ativos.

• As dívidas podem ser verificadas pela consulta digital de débitos e pendências fiscais;
• Ao identificar, deve-se negociar parcelamento, corrigir erros ou regularizar entregas em atraso;
• Problemas de comunicação cadastral podem ser resolvidos pelo próprio Coletor Nacional;
• Especialistas em contabilidade, como nós da Prèzzo Contabilidade, podem ajudar no procedimento e negociação;

Regularizar pendências fiscais rapidamente é caminho para segurança jurídica e financeiro do negócio.

Casos mais graves podem demandar envio de documentação adicional, justificativas formais ou até comparecimento presencial aos balcões da Receita Federal. Mas, na maioria das vezes, conseguimos resolver tudo online.

Como fazer atualizações e alterações cadastrais?

Mudou sócio, endereço, atividade ou capital social? É preciso oficializar na Receita. O mesmo procedimento de abertura serve para alterações, sempre pelo Coletor Nacional:

• Clique em “Alteração Cadastral” no Coletor Nacional, preencha os campos que mudaram e gere o novo DBE;
• Anexe documentos que comprovem a alteração: novo contrato social, atualização dos sócios, comprovante de endereço, etc.;
• Envie para análise digital ou presencial conforme regras do local de registro da empresa.

Alterações não comunicadas podem bloquear o CNPJ e impedir emissão de documentos fiscais.

Após o deferimento, o Cartão CNPJ é atualizado e pode ser emitido novamente, já com as atualizações feitas.

Como é o cenário de empresas e CNPJs no Brasil?

A regularização empresarial é realidade para milhões de brasileiros: dados do Mapa de Empresas do governo federal mostram que, entre janeiro e abril de 2023, mais de 1,3 milhão de novas empresas foram abertas no país. O estoque, na mesma data, já superava 21 milhões de registros ativos. Impressiona a força dos micro e pequenos negócios, que representam 93,7% desse universo.

Outro estudo do FGV IBRE indica que a esmagadora maioria das empresas abertas (74,6%) em 2023 era MEI. Contudo, há outros formatos crescendo em ritmo acelerado, como sociedades limitadas e empresas de serviços, e-commerce, publicidade e restaurantes.

No cenário regional, estados como Amapá, Amazonas, Rio Grande do Norte e Roraima lideram com crescimento acima de 4% nos empregos formais dentro do setor privado, apontando uma onda de empreendedorismo e formalização segundo dados do Ministério do Trabalho e Emprego.

O Brasil é, cada vez mais, um país para quem quer empreender com regularidade e segurança.

O papel (muito) importante do contador em todo processo

Apesar de todo avanço digital, a assessoria contábil é indispensável desde o início. Já acompanhamos inúmeros casos em que uma pequena dúvida no preenchimento bloqueou meses de trabalho ou gerou pagamento indevido de imposto.

• No planejamento, um contador analisa o perfil do negócio e ajuda a escolher a melhor natureza jurídica e regime tributário;
• Ele orienta no correto preenchimento do Coletor Nacional, definição de capital social, nome empresarial e atividades compatíveis com o CNAE;
• Garante que a documentação exigida esteja correta, evitando exigências e indeferimentos;
• No pós-abertura, realiza todas as obrigações acessórias e mantém o empresário atento a atualizações e convênios fiscais;
• A atuação do contador preserva sócios contra passivos ocultos, multas e bloqueio do registro;
• Auxilia na obtenção de licenças municipais, estaduais e ambientais indispensáveis a depender da atividade;

Contadores vão além de simples preenchimento: são aliados estratégicos para que a empresa cresça e permaneça regular perante todos os órgãos.

Conheça mais sobre o passo a passo para abrir CNPJ no Rio de Janeiro, que traz detalhes desde a Junta Comercial até a emissão do Cartão CNPJ, e as principais situações em licenças municipais e estaduais.

Principais dúvidas de quem vai abrir CNPJ

No dia a dia, muitos empresários se questionam sobre prazos, custos, documentações e impactos do registro. Destacamos algumas perguntas frequentes, respondidas sempre em linguagem prática e com base na legislação vigente.

Qual o tempo médio para conseguir o CNPJ?

O tempo médio apurado no país para abertura de empresa gira em torno de um dia e seis horas, mas pode variar bastante conforme o local de abertura, tipo de negócio, eventual necessidade de licenças, correção de documentação, etc. Em cidades como Rio de Janeiro e São Paulo, processos digitais aceleraram muito a liberação.

Quais erros mais comuns no momento do cadastro?

• Indicar atividade econômica (CNAE) incompatível com a real atividade do negócio;
• Optar por natureza jurídica inadequada ao perfil ou porte da empresa;
• Preencher endereço sem validação prévia, que pode ser impedido na consulta municipal;
• Esquecer de anexar documentos ou enviar arquivos em baixa resolução/legibilidade.

Uma boa orientação no início poupa muitos retornos, retrabalhos e prejuízos desnecessários.

Nosso guia nacional para abrir empresas detalha cada etapa para abertura de diferentes tipos de empresas em todos os estados, tanto presencial como digital.

Posso trabalhar de forma informal ou sem CNPJ?

De acordo com análises do FGV IBRE, a informalidade ainda é predominante para pequenas atividades, mas gera risco alto: sem registro, o negócio não pode crescer, emitir notas ou contratar legalmente, estando sujeito a sanções.

Com CNPJ se conquista reconhecimento, confiança e vida longa no mercado.

Perspectivas para quem formaliza sua empresa

A formalização, mais do que uma obrigação, é porta de entrada para parcerias, estabilidade e crescimento. Ao olhar o dado do IBGE para 2022, vemos crescimento de 5,8% nas empresas ativas e 4,9% no pessoal assalariado, mostrando que o ambiente empresarial está mais aquecido, com oportunidades de virar o próprio patrão e também gerar empregos.

Com tudo mais digital, intuitivo e menos burocrático, o grande desafio deixou de estar na parte técnica e agora é se dedicar ao planejamento estratégico, controle financeiro e atualização cadastral contínua – pontos para os quais a Prèzzo Contabilidade oferece suporte completo, inclusive com área privativa do cliente e canal educacional para dúvidas e atualizações em gestão, finanças e contabilidade.

Para quem pensa em crescer e precisa de passos detalhados, os conteúdos sobre abrir empresa no Rio de Janeiro e abrir empresa na capital são caminhos seguros, cheios de dicas e cases práticos.

Atrás de cada CNPJ, há uma história de coragem para recomeçar, expandir e transformar ideias em valor.

Conclusão: fortalecer negócios começa por regularizar o CNPJ

Emitir o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica é o ponto de partida para o sucesso empresarial. Não se trata mais de um simples “documento estatal” que serve apenas para pagar impostos, e sim de uma credencial que protege contra problemas, abre portas às oportunidades e traduz responsabilidade perante o mercado e a sociedade.

Nós, da Prèzzo Contabilidade, sabemos que o processo pode gerar dúvidas e até certo receio, mas estamos preparados para orientar do passo zero à manutenção regular. Acreditamos que formalizar a empresa é dar vida longa ao negócio, ganhar credibilidade e segurança para clientes, fornecedores, sócios e funcionários.

Regularize sua empresa, colha crescimento e segurança!

Se deseja abrir sua empresa, regularizar CNPJ, ou revisar o enquadramento tributário do seu negócio, converse com nosso time pelo WhatsApp ou acesse nossos conteúdos especiais. Parceiros prontos para cuidar do seu negócio você encontra na Prèzzo Contabilidade.

Perguntas frequentes sobre como emitir o CNPJ

Como faço para tirar o CNPJ?

Para tirar o CNPJ, basta reunir os documentos pessoais, definir natureza jurídica e CNAE, acessar o Coletor Nacional da Receita Federal e preencher as informações solicitadas. Pode ser feito digitalmente, com apoio de um contador para maior segurança no processo. Passos detalhados estão neste artigo e em nossos guias com orientações práticas.

Quanto custa para registrar um CNPJ?

O valor do registro depende do tipo de empresa. Para MEI, a abertura não tem custos diretos com taxas federais; há apenas contribuições mensais fixas. Já sociedades limitadas, EIRELI, etc., costumam pagar taxas na Junta Comercial e custos de certidões/documentações. Além disso, pode haver honorários de contador (exceto para MEI), necessários para segurança das informações.

Quais documentos preciso para abrir CNPJ?

Em geral, você vai precisar de CPF e RG dos responsáveis, comprovante de endereço, contrato social (ou requerimento de empresário), informações do endereço, capital social e definição das atividades/CNAE. Dependendo do estado e tipo jurídico, podem ser requisitados documentos complementares, especialmente para empresas com sócios estrangeiros. Um checklist detalhado está no artigo.

Onde consultar situação do meu CNPJ?

A situação pode ser consultada pelo site da Receita Federal, na área de consulta pública ao CNPJ, digitando o número completo de 14 dígitos. Lá você acessa o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, com detalhes do registro, endereço, atividades e status (ativa, inapta, baixada, etc.).

Quem pode abrir um CNPJ no Brasil?

Praticamente qualquer pessoa maior de 18 anos (ou menor emancipado) pode abrir CNPJ no Brasil. É permitido para brasileiros natos, naturalizados e estrangeiros residentes regulares. Há restrições apenas para quem tem impedimentos legais, como condenações específicas. Empresas estrangeiras também podem abrir filiais e subsidiárias via CNPJ, seguindo orientações legais e fiscais.