Pró-labore: como calcular, pagar e declarar corretamente

O termo pró-labore sempre gera dúvidas entre empreendedores, principalmente quem está começando um negócio e precisa tomar decisões sobre remuneração, impostos e regularização. O tema pode parecer burocrático, mas faz parte do cotidiano de quem é sócio ou administrador de empresas no Brasil, dos menores aos grandes negócios. Saber como definir, calcular, pagar e declarar esse tipo de rendimento não apenas reduz riscos, mas garante transparência.

Se você sente algum receio no começo, saiba que não está sozinho. Segundo dados do IBGE, em 2022, o Brasil contava com mais de 1,1 milhão de empresas ativas. Milhares de sócios e administradores, todos os meses, também buscam informações sobre a remuneração pelo trabalho. E, como veremos, isso vai muito além de preencher um recibo ou transferir um valor fixo para a própria conta.

O que é pró-labore e qual sua função

Ao abrir uma empresa, o dono, sócio ou administrador geralmente tem obrigações diárias. É a pessoa que gere, toma decisões e executa tarefas essenciais para manter a empresa funcionando. Nesse contexto, o pagamento específico para quem ocupa esse papel recebe o nome de pró-labore. A palavra, de origem latina, significa "pelo trabalho". Diferente da remuneração pelo simples fato de ser sócio e receber lucros, aqui estamos falando do pagamento pelo esforço pessoal, pela função gerencial.

Sócio que trabalha, deve receber por isso.

Sua principal função é garantir que sócios-administradores possam ser remunerados de maneira clara e legalizada, oferecendo ao mesmo tempo respaldo fiscal e previdenciário. Pode parecer algo simples à primeira vista, mas definir valores, pagar corretamente, recolher contribuições e fazer registros regulares envolve uma série de cuidados, especialmente em empresas menores ou no começo das atividades.

Diferença entre pró-labore, salário e lucros

Antes de definir valores ou criar uma rotina financeira, é muito importante entender as diferenças entre pró-labore, salário convencional e distribuição de lucros. Existem pontos de contato, sim. Mas também há diferenças relevantes para a gestão, para a contabilidade e para as obrigações legais.

• Salário: Pago a funcionários, definido em contrato CLT, com direitos trabalhistas (FGTS, férias, décimo terceiro, etc). Há folha de pagamento, encargos e obrigações acessórias robustas.
• Pró-labore: Destinado aos sócios e administradores que efetivamente atuam, sem vínculo CLT. Não há mesmo pacote de benefícios, mas exige recolhimento de INSS. O valor pode ser flexível, ajustado conforme resultados, mas precisa ser formalizado e registrado.
• Distribuição de lucros: É o repasse dos ganhos finais da empresa aos sócios, após apuração de resultados e cumprimento das obrigações fiscais. Não há incidência de INSS, nem de Imposto de Renda na fonte (mas pode haver ajuste na declaração do IR).

Ou seja: quem trabalha, recebe pró-labore. Quem investe e aguarda o resultado, recebe lucros.

Como calcular o valor do pró-labore

Uma das maiores dúvidas é: "Quanto devo pagar de pró-labore?". Não existe uma lei que defina um valor exato, mas há critérios gerais, boas práticas do mercado e orientações fiscais. Algumas empresas escolhem pagar um valor simbólico, outras preferem se pautar pelo que pagariam a um gerente externo. Nesse tema, orientação faz diferença.

• Porte da empresa: Empresas maiores geralmente definem pró-labores mais elevados. Negócios pequenos, como MEIs ou Simples Nacional, costumam optar por valores mais ajustados, compatíveis com a realidade financeira.
• Referência de mercado: O valor pago costuma espelhar o que se pagaria a um profissional para ocupar a mesma função (administrador, gerente, diretor).
• Rendimento mínimo: Muitas empresas usam como piso o salário-mínimo nacional. Isso serve de base para o recolhimento do INSS.
• Situação de caixa: A saúde financeira do negócio também pesa bastante. Se a empresa passa por dificuldades, o pró-labore pode ser reduzido temporariamente, desde que registrado e formalizado.

Recomenda-se usar como base ao menos o salário-mínimo nacional vigente

Valor deve ser compatível com a atividade e as finanças da empresa

Dados do IBGE mostram que, entre 2001 e 2015, houve variação significativa nos salários dos empregadores, reforçando que, além da lei, o mercado dita parâmetros e tendências.

Como calcular para MEI

No caso do Microempreendedor Individual, o pró-labore não é exigido de forma formal. Porém, quando o MEI deseja garantir sua contribuição previdenciária sobre um valor maior do que o recolhido no DAS, pode emitir pró-labore para si, pagando o INSS complementar e até informando os rendimentos na declaração do Imposto de Renda, se for o caso.

Exemplo prático de cálculo

Imagine que João é sócio-administrador de uma empresa pequena e decidiu fixar o valor mensal exatamente igual ao salário-mínimo, atualmente em R$ 1.412,00. A partir deste valor, calcula-se o INSS (11%), que corresponde a R$ 155,32. Se o valor do pró-labore for superior, aplica-se a tabela do INSS vigente, respeitando os limites legais.

Impostos e contribuições obrigatórias

Ao definir e pagar esse rendimento ao sócio-administrador, é preciso entender que não existe desconto de FGTS, INSS patronal ou outros encargos da CLT, mas sim o recolhimento obrigatório de INSS individual (contribuição de 11% do valor pago ou conforme tabela vigente). Para valores maiores, pode incidir Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), conforme tabela progressiva.

• INSS: Obrigatório sempre que há retirada de pró-labore, sendo responsabilidade da empresa fazer o desconto e o repasse via GPS (Guia da Previdência Social).
• Imposto de Renda: Incide apenas se o valor do rendimento passar do limite de isenção mensal. Deve ser retido pela empresa e declarado pelo beneficiário no ajuste anual.
• Outros tributos: Empresas optantes pelo Simples Nacional não recolhem encargos extras sobre pró-labore, exceto o INSS. Já no Lucro Presumido ou Real, podem haver outros reflexos sobre a base tributável.

Segundo levantamento do Ministério da Previdência Social em 2023, o Brasil tinha mais de 33 milhões de contribuintes empregados, o que inclui sócios que retiram o valor pelo trabalho prestado nas empresas.

Passo a passo para pagar e registrar o pró-labore

Mantendo a regularidade, o processo segue algumas etapas essenciais. Não é tão complexo quanto parece, principalmente com apoio, como o oferecido pela Prèzzo Contabilidade, que orienta e cuida de todos os detalhes para empresas de todos os portes. Veja como fazer:

1. Definição do valor: Sócios devem formalizar o valor em reunião e registrar em ata ou documento oficial.
2. Emissão do recibo: Pode ser um Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) ou documento próprio, sempre identificando o período e valor.
3. Desconto do INSS: Calcule o valor devido e desconte da remuneração, utilizando o código correto na guia GPS.
4. Pagamento: Transfira o valor para a conta pessoal do sócio, sempre de uma conta bancária da empresa.
5. Registros contábeis: Lançamento do pagamento na contabilidade, detalhando cada movimentação e os comprovantes.
6. Conservação de documentos: Arquive digitalmente recibos, guias e comprovantes do pagamento para eventuais fiscalizações ou uso futuro.

O simples hábito de registrar e manter a regularidade já reduz riscos. E, se necessário, emita o DECORE (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) com apoio de um contador. Esse documento garante respaldo para financiamentos, comprovação de renda e outras necessidades do sócio-administrador.

Separação entre contas pessoais e da empresa

Um dos principais erros observados em pequenas empresas e negócios familiares é confundir contas pessoais e empresariais. O ideal é que todas as entradas e saídas relacionadas ao trabalho do sócio sejam feitas exclusivamente na forma de pró-labore. Realizar transferências informais, antecipações ou usar recursos empresariais para despesas da pessoa física traz sériariscos fiscais e deixa a empresa vulnerável em fiscalizações.

Controlar e manter essas movimentações registradas também facilita na hora de planejar impostos, regularizar contribuições e evitar conflitos internos. Esse controle é algo simples, mas exige disciplina. Pràzzo Contabilidade sempre reforça essa orientação em seus conteúdos e junto aos clientes.

A importância do registro e da regularidade

Registrar o rendimento corretamente é essencial. Um pró-labore sem recibo, sem registro contábil e sem recolhimento de INSS pode ser interpretado pela Receita Federal como “distribuição disfarçada de lucros”, levando a autuações. Vale também lembrar que, sem recolhimento, o sócio perde tempo de contribuição previdenciária e pode ser impedido de usufruir benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e outros.

Regularidade é proteção e tranquilidade para o sócio.

Para profissionais de áreas específicas, como médicos e profissionais liberais que atuam como PJ, um bom planejamento permite reduzir riscos fiscais e potencializar ganhos, aliado a uma gestão de impostos mais inteligente. Veja detalhes no artigo sobre planejamento tributário para médicos no site da Prèzzo Contabilidade, trazendo dicas e cuidados para esse perfil de cliente.

Regras especiais para diferentes portes

MEI (Microempreendedor Individual)

Como citado, o MEI não possui obrigação legal de retirar pró-labore, mas pode fazê-lo voluntariamente. Se optar pelo pagamento, há incidência de INSS, e o valor pode ser declarado como rendimento tributável ou isento, conforme detalhes na declaração de IRPF.

Empresas do Simples Nacional

Empresas desse enquadramento têm obrigações simplificadas. O pró-labore deve ser registrado no livro caixa, com recolhimento de INSS sobre o valor pago mensalmente e possível retenção de IR se ultrapassar o limite de isenção.

Lucro Presumido e Lucro Real

Empresas em regimes mais complexos precisam cuidar para não confundir pró-labore com salários de funcionários e garantir base de incidência correta de INSS e IRRF. Caso precise entender como evitar erros e estratégias para evitar riscos fiscais, veja o artigo sobre redução de riscos fiscais em empresas do Lucro Real.

Cuidados na declaração do Imposto de Renda

Todo rendimento de sócio-administrador deve aparecer na declaração anual do Imposto de Renda Pessoa Física. Existe campo próprio para informar valores recebidos como pro labore (código 15015 no carnê-leão, por exemplo). Quem recebe acima dos valores de isenção mensais deve recolher IR na fonte e informar na declaração, sob risco de malha fina.

Além disso, é recomendável guardar todos os recibos emitidos - preferencialmente digitais - e manter a documentação organizada. Caso haja dúvida sobre lançamento de rendimentos, um contador habilitado pode orientar o preenchimento correto. Vale procurar profissionais experientes em contabilidade consultiva, caso da Prèzzo Contabilidade, cujo canal educacional tem conteúdos didáticos sobre questões fiscais, gestão e finanças para empresas de diferentes perfis e tamanhos.

Como a Prèzzo Contabilidade pode ajudar

Gerenciar pró-labore exige conhecimento e acompanhamento de regras que mudam periodicamente. A Prèzzo Contabilidade acompanha de perto essas alterações, ajuda na definição do valor, faz o cálculo dos encargos e orienta para que sócios e empresas estejam sempre dentro da lei. Os clientes têm acesso a uma área exclusiva, conteúdos educativos e atendimento humano, prático, direto pelo WhatsApp. Se ficou em dúvida sobre pontos específicos, busque orientação personalizada com quem entende do assunto.

Benefícios de um pró-labore bem estruturado

• Segurança judicial e fiscal para empresários e sócios.
• Previdência em dia, permitindo contagem de tempo e acesso a benefícios.
• Organização financeira da empresa e separação clara entre o que é pessoa física e jurídica.
• Comprovação de renda para financiamentos, cartões, crediários e outros.
• Tranquilidade em fiscalizações, já que tudo está documentado e em ordem.

E, talvez mais relevante, um pró-labore correto simboliza a valorização do trabalho do sócio: você investe, se dedica e recebe a remuneração compatível, sem medo de surpresas.

Conclusão

Entender o funcionamento do pró-labore é fundamental para sócios e administradores garantirem regularidade, previdência e organização financeira. Evitar mistura de contas, registrar pagamentos, recolher contribuições e ter o suporte de contadores é o caminho mais seguro. Com informações e acompanhamento, o empreendedor foca no crescimento do negócio, deixando a burocracia sob controle dos especialistas.

Se busca tranquilidade e orientação prática, faça parte do ecossistema Prèzzo Contabilidade. Conte com nossa equipe para definir seu pró-labore, pagar menos impostos, evitar surpresas e seguir o caminho da regularidade. Veja um guia prático para pagar menos impostos e melhore sua gestão!

Perguntas frequentes sobre pró-labore

O que é pró-labore e para que serve?

Pró-labore é a remuneração paga ao sócio-administrador pelo trabalho efetivo realizado na gestão da empresa. Serve para diferenciar o pagamento do esforço do sócio (gestão, liderança, operação) da simples distribuição de lucros. Assim, garante direitos previdenciários, comprovação de renda e separação das finanças pessoais e empresariais.

Como calcular o valor do pró-labore?

Recomenda-se definir um valor compatível com o mercado e a realidade financeira da empresa. O mínimo é o salário-mínimo nacional, mas pode ser superior conforme a função exercida. A referência pode ser o que seria pago a um gerente externo, considerando ainda a saúde financeira do negócio. É fundamental formalizar essa definição e manter o registro atualizado.

Qual a diferença entre pró-labore e salário?

O salário é pago a funcionários contratados pelo regime CLT, com direitos trabalhistas como férias, 13º e FGTS. Já o pró-labore é destinado a sócios e administradores não celetistas, sem benefícios trabalhistas, mas com obrigatoriedade de recolhimento de INSS sobre o valor pago. Ambos são remunerações, mas com fontes e obrigações legais diferentes.

Quem deve receber pró-labore na empresa?

Deve receber quem, sendo sócio ou administrador, trabalha efetivamente na gestão, administração ou operação da empresa. Sócios investidores que não atuam no dia a dia usualmente não recebem pró-labore, mas têm direito à distribuição de lucros. O pagamento precisa ser formalizado, mesmo em empresas pequenas.

Como declarar o pró-labore no imposto de renda?

O valor recebido deve ser informado no campo de "Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica" na declaração do Imposto de Renda. Os comprovantes de recebimento (recibos ou RPA) e os recolhimentos de INSS/IR devem ser mantidos em arquivo. Em caso de dúvidas, busque orientação de um contador experiente, como na Prèzzo Contabilidade.